Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur en mai 2018, avec pour objectif de protéger les données personnelles des citoyens européens. Il impose aux entreprises de nouvelles obligations, sous peine de sanctions financières. Dans cet article, nous vous présenterons ces obligations et vous donnerons des conseils pour vous y conformer.
Les principes fondamentaux du RGPD
Le RGPD repose sur sept principes fondamentaux qui doivent guider les entreprises dans la gestion des données personnelles :
- La licéité, loyauté et transparence : les données doivent être collectées et traitées de manière légale, loyale et transparente pour l’individu concerné.
- La limitation des finalités : les données ne peuvent être collectées que pour des finalités spécifiques, explicites et légitimes, et ne peuvent être traitées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités.
- L’exactitude : les données doivent être exactes et, si nécessaire, mises à jour régulièrement.
- La minimisation des données : seules les données nécessaires à la réalisation de la finalité prévue peuvent être collectées.
- La limitation de conservation : les données ne peuvent être conservées plus longtemps que nécessaire pour atteindre la finalité prévue.
- L’intégrité et la confidentialité : les données doivent être protégées contre les accès non autorisés, les pertes, les destructions et les divulgations illicites.
- La responsabilité : le responsable du traitement des données doit être en mesure de démontrer la conformité de ses activités avec ces principes.
Les obligations des entreprises en matière de RGPD
Pour se conformer au RGPD, les entreprises doivent respecter un certain nombre d’obligations :
- Désigner un Délégué à la Protection des Données (DPO) : cette personne doit être compétente en matière de protection des données et avoir une bonne connaissance du RGPD. Elle doit être facilement joignable et disposer de ressources suffisantes pour accomplir sa mission.
- Mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées : cela inclut notamment la pseudonymisation et le chiffrement des données, l’assurance d’un niveau de sécurité adapté aux risques ou encore l’établissement de procédures pour garantir le respect des droits des personnes concernées.
- Mener une analyse d’impact sur la protection des données (AIPD) : cette analyse doit être réalisée avant la mise en œuvre de traitements susceptibles d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques.
- Tenir un registre des activités de traitement : ce document doit recenser tous les traitements effectués par l’entreprise, ainsi que leurs finalités, les catégories de données traitées, les destinataires et les durées de conservation.
- Respecter le principe de protection des données dès la conception (Privacy by Design) : cela signifie intégrer la protection des données personnelles dès les premières étapes de développement d’un produit ou service.
- Assurer la portabilité des données : les personnes concernées doivent pouvoir récupérer leurs données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les transmettre à un autre responsable du traitement sans entrave.
Comment se mettre en conformité avec le RGPD ?
Pour vous assurer de respecter vos obligations RGPD, voici quelques étapes clés à suivre :
- Audit interne : réalisez un diagnostic complet de votre entreprise pour identifier les traitements de données personnelles existants, évaluer leurs risques et déterminer si des modifications sont nécessaires pour se conformer au RGPD.
- Mise à jour des documents contractuels : vérifiez que vos contrats avec des fournisseurs, partenaires ou sous-traitants incluent bien les clauses relatives à la protection des données personnelles imposées par le RGPD.
- Sensibilisation et formation du personnel : informez vos employés sur la réglementation en vigueur et formez-les aux bonnes pratiques en matière de protection des données personnelles.
- Mise en place d’un plan d’action : élaborez un plan d’action pour corriger les non-conformités identifiées lors de l’audit, et mettez en place des procédures pour assurer le suivi et la vérification de la conformité.
- Communication avec les parties prenantes : informez vos clients, partenaires et sous-traitants de votre démarche de mise en conformité avec le RGPD, et assurez-vous qu’ils respectent également leurs obligations.
En résumé, les obligations RGPD des entreprises sont nombreuses et complexes, mais elles ont pour objectif de garantir un meilleur niveau de protection des données personnelles des citoyens européens. Pour vous conformer à ces obligations, il est essentiel d’adopter une approche proactive, basée sur la compréhension des principes du RGPD, l’identification des risques et la mise en place de mesures adaptées pour protéger les données personnelles que vous traitez.
